Kirjanpitoaineiston

Kirjanpitoaineisto tarkoittaa kaikkia kirjanpidon tapahtumien taustalla olevia asiakirjoja ja sähköisiä tallenteita, joita käytetään tilien oikeellisuuden ja tapahtumien todentamisen varmistamiseen. Aineisto muodostaa kirjanpidon luotettavan lähdeaineiston ja tukee tilinpäätöksen sekä verotuksen laskelmia.

Keskeisiä sisällön osia ovat ostojen ja myyntien tositteet ja laskut, maksutositteet, pankkitiliotteet, kassakuitit sekä palkkatiedot, sopimukset ja muut tapahtumien todentamiseen tarvittavat asiakirjat ja sähköiset tallenteet. Myös digitaalinen aineisto, kuten sähköiset laskut ja sähköiset tositteet, sekä tilien päiväkirjat ja pääkirjat kuuluvat kirjanpitoaineistoon.

Kirjanpitolaki ja siihen liittyvät säädökset määrittelevät kirjanpitoaineiston merkityksen sekä sen säilyttämisen ja saatavuuden. Aineisto on pidettävä muuttumattomana, ajan tasalla ja helposti rekisteröitävissä sekä tilintarkastajien ja veroviranomaisten valvonnan kannalta käytettävissä.

Säilytys: säilytysaika määräytyy kirjanpitolain sekä verotusohjeiden mukaan; käytännössä kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Digitaalisen aineiston on oltava turvallisesti tallennettu ja helposti haettavissa.

Digitaalinen kirjanpitoaineisto on yleistynyt, ja sähköinen tallennus sekä pilvi- että paikallisissa arkistoissa on yleistä. Aineiston hallinta edellyttää hyvää metatietojen hallintaa, hakuominaisuuksia sekä audit trailia. Tietoturva, varmuuskopiot ja järjestelmäpäivitykset ovat olennaisia osia käytännön hallinnassa.