Informationsnoteringar

Informationsnoteringar är kortfattade, strukturerade anteckningar som används för att fånga viktig information om ett ärende, en händelse, ett beslut eller en aktivitet inom en organisation. De syftar till att underlätta kommunikation, ansvarstagande och spårbarhet genom att dokumentera relevanta fakta, sammanhang och åtgärder.

Typiska element i en informationsnotering är datum, ansvarig avsändare, ämne eller kategori, sammanfattning eller direkta fakta, åtgärder som krävs, tidsfrister och referenser till relaterade dokument. Anteckningen kan vara digital eller i pappersform och lagras i ett ärendehanteringssystem, i en filstruktur eller i ett arkiv, beroende på organisationens rutiner och retention policy.

Användningsområden och syften Varje organisation kan använda informationsnoteringar i olika sammanhang, bland annat inom administration, kundtjänst, projektledning, vård och utbildning. Huvudsyftet är att skapa en tydlig och lättillgänglig anteckning som andra kan läsa, förstå och följa upp.

Process och hantering En informationsnotering upprättas av en ansvarig person, kan granskas eller godkännas av närmaste chef eller annan behörig, distribueras till berörda parter och lagras enligt gällande arkiverings- och sekretesspolicyer. Ändringar och uppdateringar får ofta en revisions- eller ändringslogg för spårbarhet.

Relation till andra dokument Informationsnoteringar står närmare vardagliga anteckningar eller loggar än fullständiga rapporter, men har ofta ett tydligt syfte att snabbt fånga nyckelinformation och uppföljning. De skiljer sig från protokoll, beslutssammanställningar och djupare utredningar genom sin fokuserade, kortfattade karaktär.

Exempel En informationsnotering efter ett kundmöte som sammanfattar beslut och uppföljningsåtgärder; en kort anteckning om ett fel eller avvikelse och vilka åtgärder som krävs; en notering om en policyändring och dess påverkan på användare. Se även logg, memo, diarier och ärendeanteckningar.