Informaationhallinnassa

Informaationhallinnassa on organisaation tiedonhallinnan käytäntöjen kokonaisuus, jonka tavoitteena on varmistaa tiedon arvo, käytettävyys sekä turvallisuus koko tiedon elinkaaren ajan. Se kattaa sekä digitaalisen että fyysisen tiedon, mukaan lukien asiakirjat, tiedot ja metatiedot sekä niihin liittyvät prosessit ja teknologiat. Tavoitteena on tukea päätöksentekoa, operatiivista tehokkuutta sekä noudattaa lainsäädäntöä ja organisaation omia ohjeistuksia.

Keskeisiä osa-alueita ovat tiedon hallintaperiaatteet ja politiikat, tiedon elinkaaren hallinta (luonti, tallennus, ylläpito, arkistointi ja hävittäminen), tiedon laadun varmistaminen sekä metatiedot, arkistointi ja säilytysaikojen määrittely. Tietoturva ja yksityisyyden suoja sekä käyttöoikeuksien hallinta ovat olennainen osa-alueita; asianmukainen pääsynhallinta, salaus ja käyttöoikeuksien seuranta ovat tavallisia käytäntöjä.

Organisatorisesti informaationhallinta vaatii vastuita, rooleja ja ohjausta, kuten tiedonhallintapäällikön, arkistonhoitajan ja tietoturvatyöntekijöiden osallistumista sekä ohjausryhmiä ja politiikkojen valvontaa. Yhteiset luokitus- ja säilytysasetukset sekä metatietomallit tukevat tiedon löydettävyyttä ja yhteentoimivuutta.

Lainsäädäntö ja standardit vaikuttavat käytäntöihin; Suomessa arkistolainsäädäntö ja mahdollisesti tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansainväliset standardit kuten ISO 15489 ja ISO 27001 tarjoavat viitekehyksiä tiedonhallinnan kehittämiselle.