Indkaldelse

Indkaldelse er en formel meddelelse, der varsler eller kræver fremmøde til et møde, en høring eller en anden begivenhed. Den bruges af arbejdsgivere, foreninger, offentlige myndigheder og andre organisationer til at sikre, at relevante personer bliver informeret og kan planlægge deres deltagelse. En indkaldelse bør klart angive tid, sted og formål, samt forventet deltagelse og forberedelseskrav.

Anvendelsesområderne for indkaldelse er brede. I erhvervslivet indkaldes der til generalforsamlinger, bestyrelsesmøder og medarbejdermøder. I offentlige og kommunale sammenhænge bruges indkaldelser til byrådsmøder, udvalgsmøder og møder i administrationen. I andre sammenhænge kan frivillige organisationer, foreninger og faglige grupper afholde indkaldelser med dagsorden og krav om forhåndsudtalelser eller forslag fra medlemmerne. I retlige forhold kan indkaldelser være en del af procesforløbet, hvor parter kalds til møder eller høringer.

Indhold og formalia forventes at være klare og gennemskuelige. En indkaldelse bør som regel indeholde tidspunkt, sted, dato og en tilstrækkelig dagsorden eller formål. Den bør også beskrive, hvordan indkaldelsen leveres (brev, e-mail eller elektronisk post) og eventuelt den gældende varslingsperiode. Deltagernes rettigheder og pligter, såsom mulighed for at fremsætte forslag eller stille spørgsmål, kan også fremgå af indkaldelsen.

Retsvirkninger og konsekvenser ved manglende eller utilstrækkelig indkaldelse varierer afhængigt af kontekst og lovgivning. Dårlig eller manglende indkaldelse kan påvirke beslutningers gyldighed eller give anledning til krav om udsættelse af mødet eller ændringer i proceduren. Se også: indkaldelsesbrev, indkaldelse til møde, generalforsamling.