ITsäilytyksessä

ITsäilytyksessä on termi, jolla viitataan tietojen ja digitaalisten dokumenttien pysyvään säilyttämiseen tietoteknisissä järjestelmissä. Se kattaa sekä arkistoinnin että pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitetut ratkaisut osana tiedon elinkaaren hallintaa. Tavoitteena on varmistaa tiedon saatavuus, eheys ja luotettavuus sekä tuki liiketoiminnan tavoitteita, oikeudellisia vaatimusmääriä ja oikeus- sekä turvallisuusnäkökulmia.

Soveltamisala ja periaatteet

ITsäilytys kohdistuu erilaisiin tiedostomuotoihin, sähköposteihin, asiakirjoihin ja järjestelmä- tai lokitietoihin. Sääntöjä määrittävät sekä liiketoiminnan tarpeet että säädös- ja sopimusvelvoitteet. Sääntöiset säilytysajat (säilytyspäätökset) sekä poistamatta jättämisen hakemukset ohjaavat mitä säilytetään, missä ja kuinka kauan. Tiedot voivat olla tunnistettavilla mahdollisesti herkkiä, jolloin ne on suojattava ja hallittava GDPR:n ja tietosuojan vaatimusten mukaisesti.

Elinkaari ja hallinta

Tietojen elinkaaren hallintaan kuuluu luominen, luokittelu, arkistointi, säilyttäminen, haku ja lopulta poistaminen tai anonymisointi. Metatiedot tukevat hakua ja jäljitettävyyttä. Vastuuhenkilöt voivat olla tietovaraston, tietojenhallinnan tai IT:n rooleissa, ja säännöt dokumentoidaan säilytyssuunnitelmissa.

Säilytysratkaisut ja turvallisuus

Vaihtoehdot kattavat on‑premis‑palvelimet, pilviarkistoinnin sekä hybridiratkaisut. Pitkäaikaissäilytyksessä käytetään usein luotettavia, redundanssisia medioita ja arkistointimettua, kuten valmisteellisia varastointiratkaisuja. Tietojen suojaamiseksi käytetään salaus sekä hallittuja pääsyoikeuksia, lokitusta ja säännöllisiä auditointeja.

Hävittäminen ja jatkuvuus

Kun säilytysajan päättyy, tiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan. Varmuuskopiot sekä katastrofipalautumissuunnitelmat varmistavat tiedon palautettavuuden häiriötilanteissa. ITsäilytys on jatkuva prosessi, joka mukautuu lainsäädäntöön, teknologian muutoksiin ja organisaation tietostrategiaan.