Godkjenningsflyt

Godkjenningsflyt er en strukturert prosess som brukes for å rute forespørsler, dokumenter eller endringer gjennom en definert rekke trinn for å oppnå formell godkjenning fra utpekte personer eller roller. Målet er å sikre at beslutninger blir gjennomgått, autorisert og dokumentert, noe som gir ansvarlighet og sporbarhet.

Typiske elementer inkluderer innlevering og registrering, rutingregler, beslutningspunkter (godkjenn, avvis, returner for revisjon), rollebasert tilgang, varslinger og en sporlogg. Ruting kan være seriell (én godkjenner av gangen) eller parallell (flere godkjennere vurderer samtidig). Vilkårlig logikk tillater ulike veier avhengig av terskler, for eksempel budsjettgrenser eller risikonivå.

Implementering innebærer ofte et arbeidsflyt- eller forretningsprosessstyringssystem, integrasjon med dokumenthåndtering, ERP eller andre forretningsapplikasjoner, samt tydelig styring. Å definere hvem som kan godkjenne hva, under hvilke betingelser, og hva som utgjør en gyldig beslutning, er avgjørende. Versjonering og kommentarsporing støtter kontroll og revisjon.

Fordeler inkluderer forbedret åpenhet, konsistens, raskere saksbehandling og bedre etterlevelse. Potensielle utfordringer er flaskehalser, over-byråkratisering, misforståtte roller og motstand mot endring. Beste praksis inkluderer kartlegging av prosesser før automatisering, å starte med avgrenset omfang, samt opplæring og endringsledelse.

Vanlige bruksområder: innkjøp, endringsforespørsler, kvalitets- eller etterlevelsesgodkjenninger, policy-signeringer, leverandørregistrering.