arbeidsflyt

Arbeidsflyt eller workflow er den systematiske sekvensen av oppgaver og informasjonsutveksling som må gjennomføres for å fullføre en arbeidsoppgave i en organisasjon. Den beskriver hvordan arbeid initieres, fordeles, utføres, godkjennes og avsluttes, og hvilken form for kontroll og informasjonsflyt som er nødvendig for å sikre kvalitet og tidsrammer.

Hovedelementer i en arbeidsflyt er oppgaver, roller/ansvar, innganger og utganger, regelverk og avhengigheter. Visualiseringer som flytdiagrammer eller BPMN-diagrammer brukes ofte for å kartlegge flyten. Støtte kan fås fra verktøy som et workflow-motor (BPMS), oppgavebehandlingssystemer og integrasjonsplattformer som kobler sammen ulike systemer.

Arbeidsflyter kan være menneskestyrte, automatiserte eller en blanding av begge. De kan være strukturerte med klare trinn eller mer fleksible og unntaksbaserte. Eksempler inkluderer godkjenning av fakturaer, onboarding av nye ansatte, eller håndtering av kundesupporthenvendelser der saker tildeles, behandles og avsluttes i en bestemt rekkefølge.

Fordeler med en veldesignet arbeidsflyt inkluderer forbedret konsistens, åpenhet om status, kortere sirkeltider og redusert risiko for menneskelige feil. Potensielle utfordringer omfatter stivhet, risiko for overautomatisering og behovet for god styring, endringsledelse og kontinuerlig forbedring.

Implementering krever kartlegging av eksisterende prosesser, kartlegging av flaskehalser og valg av passende verktøy og måleparametere. Effektiv arbeidsflyt måler ofte sykletid, gjennomløp og ventetid. I en digital kontekst kobles arbeidsflyter ofte til dataplattformer og API-er, samtidig som personvern og tilgangsstyring ivaretas.