Fakturabehandling

Fakturabehandling er prosessen som dekker mottak, registrering, verifisering og betaling av inngående fakturaer, ofte som del av en virksomhets leverandørreskontro og innkjøpsprosess. Målet er korrekt bokføring, kontroll og effektive betalingsprosesser.

Hovedtrinnene i fakturabehandlingen inkluderer mottak av faktura, datafangst og registrering (ofte ved hjelp av OCR eller AI), validering av opplysninger som fakturanummer, leverandør, dato og beløp, samsvar med innkjøpsordre og varemottak (tveiskontroll eller treveiskjøring), godkjenning gjennom en arbeidsflyt, bokføring i ERP-systemet, betaling og til slutt arkivering og dokumentasjon for revisjon.

Teknologi spiller en sentral rolle i moderne fakturabehandling. Automatisert og semiautomatisk datafangst, elektroniske fakturaer (for eksempel eFaktura og PEPPOL), samt integrasjon med regnskapssystemer og ERP gjør prosessen mer effektiv. Viktige begreper inkluderer datahåndtering av masterdata, automatiserte godkjenningsregler, kontroll av duplikater og løpende forbedring av arbeidsflyter.

Fordeler inkluderer økt nøyaktighet, kortere behandlingstid, reduserte kostnader, bedre kontantstrøm og bedre revisjonsspor. Utfordringer kan være feil i datafangst, dupliserte fakturaer, risiko for svindel, behov for kompleks integrasjon med eksisterende systemer og krav til endringer i organisasjonen og kompetanse hos ansatte.

I praksis tilpasses fakturabehandling ofte til virksomhetens størrelse og bransje. Økende andel elektroniske fakturaer og standardisering forenkler samarbeid med leverandører og voksende krav til etterlevelse.