Faksitoiminnot

Faksitoiminnot ovat toimintoja ja prosesseja, jotka liittyvät faksiviestien käsittelyyn organisaation IT-ympäristössä sekä laitteissa kuten monitoimilaitteissa (MFP) ja faksipalvelimissa. Ne kattavat sekä perinteisen puhelinverkon kautta lähetettävät faksit että faxin siirtämisen IP-verkossa (FoIP). Tyypillisiä osa-alueita ovat lähettäminen, vastaanottaminen, reititys ja arkistointi sekä asiakirjojen siirtäminen sähköpostiin tai dokumenttienhallintajärjestelmiin. Lisäksi faksitoiminnot voivat sisältää tekstin tunnistuksen (OCR), hakutoiminnallisuudet sekä tulostus- ja säilytysvaihtoehdot.

Keskeiset standardit faksitoiminnoissa ovat ITU-T:n suositukset, kuten T.30 faksiviestien käsittelyyn sekä T.38 faxin siirtämiseen IP-verkossa. Nykyratkaisut voivat olla faksipalvelimia, MFP-laitteita ja faksigateway-ratkaisuja, jotka integroituvat sähköpostiin, tulostusjärjestelmiin sekä dokumenttienhallintajärjestelmiin.

Turvallisuus ja tietosuoja ovat olennaisia: liikenteen suojaaminen (esim. TLS FoIP-yhteyksissä), käyttäjien autentikointi ja käyttöoikeudet sekä asiakirjojen arkistointi ja säilytys koko yrityksen tietosuoja- ja säilytyssäädösten mukaisesti.

Faksitoimintoja käytetään monissa organisaatioissa, kuten toimistoissa, terveydenhuollossa ja oikeudellisessa viestinnässä. Ne voivat tehostaa viestintää, varmistaa asiakirjojen saatavuuden ja helpottaa säilytys- sekä jäljitettävyyssäädösten noudattamista.

Viime vuosina trendit kohdistuvat pilvipohjaisiin faksipalveluihin, FoIP-integraatioihin sekä digitaalisiin allekirjoituksiin ja parempaan hakutoiminnallisuuteen tallenteissa.