Dokumenty

Dokumenty to zapisy informacji, które przekazują treść, potwierdzają fakty lub uprawnienia. W szerokim znaczeniu obejmują zarówno nośniki papierowe, jak i pliki elektroniczne. W polskim porządku prawnym termin ten dotyczy m.in. dokumentów urzędowych, umów, zaświadczeń oraz pism prywatnych, a także materiałów cyfrowych używanych w administracji i biznesie.

Podstawowy podział obejmuje dokumenty formalne (aktu notarialne, umowy, świadectwa), administracyjne (decyzje, protokoły), osobiste (dowody tożsamości) oraz techniczne i naukowe (raporty, instrukcje, wyniki badań). W praktyce dokument może występować jako papierowy lub elektroniczny plik, często w postaci PDF, DOCX, XML itp., a także jako zapis multimedialny.

Zarządzanie dokumentami opiera się na metadanych, które opisują treść i kontekst (tytuł, autor, data, wersja, prawa dostępu, kluczowe słowa). Skuteczne zarządzanie obejmuje archiwizację, indeksowanie, wyszukiwanie i polityki retencji. W organizacjach stosuje się systemy zarządzania dokumentami (DMS) oraz praktyki ochrony poufności i integralności.

Dokumenty regulują również aspekty prawne i bezpieczeństwo informacji. W Unii Europejskiej ochrona danych osobowych (RODO/GPDR) wpływa na przetwarzanie informacji zawartych w dokumentach. Podpis elektroniczny i certyfikacja pomagają w zapewnieniu autentyczności oraz niekwestionowalności dokumentów, a long-term preservation obejmuje migrację formatów i migracje nośników.

Dokumenty stanowią podstawę administracji, biznesu i życia prywatnego, a ich odpowiednie gromadzenie i przechowywanie wspiera transparentność i zgodność z przepisami.