DokumentenFormate

Dokumentenformate sind digitale Darstellungen von Inhalten, die Texte, Bilder und Layouts enthalten und zum Erstellen, Speichern, Austauschen und Archivieren von Dokumenten verwendet werden. Sie reichen von rein textbasierten Formen bis zu komplexen Seitenlayouts. Manche Formate sind eigenständige Dateien, andere Container, die mehrere Dateien und Metadaten bündeln. Offene Standards fördern Interoperabilität, proprietäre Formate bieten oft zusätzliche Funktionen.

Zu den verbreiteten Kategorien gehören Textverarbeitungsformate wie DOCX, ODT, RTF oder TXT; Seitenlayout-Formate wie PDF; Tabellen- und Datendokumente wie CSV und XLSX; Präsentationen wie PPTX und ODP. Web- und Markup-Formate umfassen HTML und XML. Für digitale Bücher und Langzeitarchivierung sind EPUB und MOBI gängig; Scans werden häufig als TIFF oder PDF/A archiviert.

PDF ist eines der am weitesten verbreiteten Formate, das die Anordnung auf Bildschirm oder Papier festhält und layoutgetreu reproduziert. PDFs können Text durchsuchenbar und barrierearm sein. Für Archivzwecke existiert PDF/A, das Langzeitstabilität sicherstellen soll.

Offene Formate gibt es in OpenDocument (ODT), EPUB, HTML und in Spezifikationen wie PDF/A. Proprietäre Formate können verbreitet sein, aber zu Kompatibilitätsproblemen bei Langzeitnutzung führen. Die Wahl hängt von Zweck, Zielpublikum, Bearbeitbarkeit, Langzeitarchivierung und Zugänglichkeit ab.

Wichtige Überlegungen sind Metadaten (Titel, Autor, Datum), Suchbarkeit, Zugänglichkeit, Sicherheit und rechtliche Aspekte wie Signaturen. Für nachhaltige Nutzung empfiehlt sich Offenheit oder Standardkonformität, regelmäßige Backups und gegebenenfalls Formatkonvertierung ins aktuelle Langzeitformat.

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