Digitisaatio

Digitisaatio tarkoittaa tiedon ja prosessien muuntamista analogisesta digitaaliseksi sekä digitaalisten teknologioiden käyttöönottoa uusien tai parannettujen toimintatapojen aikaansaamiseksi. Käsite esiintyy usein yhteydessä digitaaliseen muutokseen, mutta sen merkitykset eroavat toisistaan: digitisaatio viittaa aineiston muuntamiseen digitaaliseksi, digitalisaatio viittaa digitaalisten teknologioiden hyödyntämiseen prosesseissa ja organisaatioiden toiminnan kehittämisessä, ja digitaalinen muutos voi tarkoittaa laajempaa liiketoimintamallien muutosta.

Digitisaation tavoitteena on parantaa tiedon saatavuutta, nopeuttaa palveluita, tehostaa toimintoja sekä turvata tietojen pitkäaikainen säilytys. Prosessi voi sisältää alkuperäisaineiston skannauksen, optisen merkkauksen (OCR), tiedonlouhinnan sekä metadatoinnin, arkistoinnin ja digitaalisen tallennuksen järjestäminen. Säädösten ja käytäntöjen parissa digitisaatio mahdollistaa paremman saavutettavuuden sekä helpottaa tiedonhallintaa.

Sovelluskohteita ovat julkishallinto, arkistot, terveydenhuolto, koulutus sekä yritykset. Käytännössä digitisaatio voi tukea sähköisiä asiakirjoja, sähköisiä arkistoja, tietovarastoja ja palveluiden digitalisointia. Haasteisiin kuuluvat tietosuoja ja yksityisyyden suoja, tietoturva sekä tiedon oikea-aikainen ja laadukas säilytys. Kansainväliset standardit ja viitekehykset, kuten ISO 15489 (tietojen hallinta ja arkistointi) sekä OAIS (digital archives), tukevat yhteentoimivuutta ja pitkäaikaista säilytystä. Eurooppalainen tietosuoja ja kansallinen lainsäädäntö ohjaavat käsittelyä.

Digitisaatio on usein ensimmäinen askel kohti laajempaa digitalisaatiota ja organisaation muutosta, mutta se ei yksin riitä koko digitaalisen transformaation saavuttamiseen.