Bokföringsrutinerna

Bokföringsrutinerna är de rutiner och processer som ett företag använder för att registrera sina ekonomiska transaktioner i bokföringen. Målet är att skapa en rättvisande, fullständig och spårbar redovisning i enlighet med gällande lagstiftning.

Huvudkomponenterna är verifikationer (till exempel fakturor, kvitton, bankutdrag och orderbekräftelser) som fungerar som underlag för varje bokföringspost. Varje affärshändelse registreras i journalsystemet med debet och kredit och förs sedan till huvudboken. Kontoplanen används för att gruppera transaktionerna, medan bokföringen hålls i kronologisk ordning och kontinuerligt spåras för senare avstämningar.

Processerna omfattar dagligt mottagande och registrering av transaktioner, hantering av fakturor och betalningar, utgifter, löner och skatter. Månatliga eller kvartalsvisa avstämningar, inklusive bankavstämning och momsredovisning, följer. Periodiseringar och avslutningar för månatliga, kvartalsvisa och årsbokslut eller årsredovisning utförs enligt behov.

Bokföringsrutinerna regleras av Bokföringslagen och Bokföringsförordningen i Sverige. Det krävs att alla affärshändelser underbyggs av verifikationer, att bokföringen sker i kronologisk ordning och att dokumentation behålls under en viss tid, vanligtvis sju år. Intern kontroll, segregation av uppgifter och tydliga ansvarsområden är viktiga delar för att upprätthålla korrektheten.

Digitalisering har blivit centralt. Många företag använder bokföringsprogram eller ERP-system som automatiserar registreringen, kopplar till bankkonton och generar olika rapporter. Det finns ofta krav på säkerhetskopiering, åtkomstkontroller och fullständig revisionsspårbarhet.