Beslutsrutiner

Beslutsrutiner är formellt reglerade arbetsmetoder som beskriver hur beslut fattas inom en organisation eller ett projekt. De specificerar ansvarsfördelning, beslutsnivåer, kriterier och tidsramar för beslutsfattandet och syftar till att öka konsekvens, transparens och ansvarstagande.

Vanliga beståndsdelar i beslutsrutiner är beslutets omfång, vilka som har beslutsmakt, vilka kriterier som används, informationskrav, beslutsorgan eller kommittéer, eskalationsvägar, tidsfrister, dokumentation och spårbarhet samt uppföljning och revision.

En typisk beslutsprocess innehåller identifiering av beslutet, insamling av information, generering av alternativ, utvärdering mot kriterier, val av alternativ, godkännande, implementering och uppföljning. Efter implementeringen kan en utvärdering och eventuell justering ligga som en del av rutinen.

Styrning och kontroll: beslutsrutiner ska integreras i övergripande styrningsramar med riskhantering, interna kontroller, regelefterlevnad och revisionsspår. De ska säkerställa att beslut dokumenteras, motiveras och kan granskas externt eller internt.

Verktyg och artefakter som ofta används är beslutlogg eller beslutsregister, beslutsmatris eller kriteriematris, RACI-diagram för ansvarsfördelning, tröskelvärden för godkännande, sign-off-flöden samt protokoll från möten och uppföljningsrapporter.

Användning och effekter: beslutsrutiner är vanliga inom offentlig sektor, näringslivet och IT-projekt. Fördelar inkluderar ökad enhetlighet, tydligare ansvar och bättre spårbarhet samt lärande. Utmaningar kan vara byråkrati och behovet av regelbunden uppdatering.