Arkistoluokitus

Arkistoluokitus tarkoittaa arkistomateriaalin systemaattista järjestämistä luokitusjärjestelmän avulla. Tavoitteena on tukea aineiston löytämistä, hallintaa sekä pitkäaikaista säilytystä. Arkistot pyrkivät noudattamaan peräperäisyyden periaatetta: materiaali ryhmitellään ensisijaisesti sen tuottaneen tahon mukaan ja säilytetään alkuperäisessä järjestyksessä, mikä auttaa ymmärtämään asiakirjojen kontekstia.

Luokitusjärjestelmän rakenteeseen kuuluvat usein: kokoelma (mitä arkisto kattaa), sen alikokoelmat tai sarjat sekä yksittäiset asiakirjat tai kansiot. Näiden tasojen alla käytetään nimikkeistöjä ja viitteitä, joiden avulla aineisto voidaan löytää sekä fyysisesti että digitaalisesti. Toiminnan, aihepiirien, henkilöiden tai tapahtumien perusteella voi olla useita rinnakkaisia luokituksia.

Arkistoluokituksen hyödyntäminen on keskeistä hakujen laadussa, ylläpidossa sekä säilytyksen hallinnassa. Hyvin laadittu luokitus helpottaa määrärahojen hallintaa, hävityssuunnittelua ja oikeuksien hallintaa sekä mahdollistaa tehokkaamman digitaalisen saatavuuden.

Suomessa Kansallisarkisto sekä kunnat ja kaupungit laadivat omia ohjeistuksiaan arkistoluokituksista. Käytännöt vaihtelevat, mutta perusperiaatteet — peräperäisyyden kunnioittaminen, looginen hierarkia ja säännönmukainen luettelointi — ovat yleisiä. Kansainvälisesti arkistoluokitusta voidaan täydentää standardeilla ja yhteentoimivuuden parantamiseksi.

Arkistoluokitus on jatkuva prosessi: vanhoja luokitusmalleja päivitetään, uusia sarjoja luodaan ja vanhoja korjataan. Tavoitteena on sekä ymmärrettävyys että kattavuus sekä tiedon suojauksen ja käytön tasapaino.