arkistoluokitusta

Arkistoluokitus on arkistotoimen keskeinen käytäntö, jossa asiakirja- tai arkistomateriaali jaotellaan yhdenmukaisiin luokkiin sen sisällön, toiminnan tai alkuperän mukaan. Tavoitteena on parantaa löydettävyyttä, hallintaa ja pitkäaikaissäilytystä. Luokitus muodostaa osan laajempaa arkistohallintaa, jossa sekä säilytysajat että käyttöoikeudet määritellään.

Luokitusjärjestelmä on tavallisesti hierarkinen, ja siihen kuuluvat pääluokat, alaluokat sekä mahdolliset ali- tai yksilöintitasot. Jokaiselle tasolle annetaan nimi sekä usein myös koodi. Luokituksessa voidaan huomioida sekä toiminnan mukaan (mitä on tehty) että sisällön mukaan (millä aiheella). Provenanssiteoria, eli alkuperäisen järjestäytymisen ja vastuun säilyttäminen, ohjaa luokittelua, sillä saman asian liittyvät asiakirjat voidaan organisoida säilyttämään alkuperäiset suhteet. Käytetään kontrolloitua sanastoa ja kuvailukäytäntöjä, ja luokitus on usein yhteydessä arkistointisuunnitelmiin sekä säilytys- ja käyttötilien määrittämiseen.

Sovellus kattaa sekä fyysiset että digitaaliset arkistot. Luokitus tukee sekä parempaa hakua että käyttöoikeuksien hallintaa, ja sen avulla rakennetaan arkistojen poistojen, siirtojen ja digitaalisten säilyttämisvaatimusten hallintaa. Lisäksi luokitus mahdollistaa raportoinnin ja analyysin arkistojen sisällöstä.

Kansainväliset standardit, kuten ISAD(G) ja ISAAR(CPF), sekä kuvailun ja löytämisen työvälineet, kuten EAD, antavat kehykset arkistoluokitukselle. Kansallisella tasolla Kansallisarkisto antaa ohjeita arkistoluokituksen käytöstä, yhteensovittamisesta ja päivityksestä tiedonhallinnan sekä julkishallinnon vaatimusten kanssa.