Arkistointitiloina

Arkistointitiloina tarkoitetaan tiloja, joiden päätehtävä on tallenteiden pitkäaikainen säilyttäminen sekä järjestäminen. Tilat voivat olla fyysisiä arkistohuoneita—varasto-, hylly- ja säilytystiloja—sekä digitaalisten tai hybridimuotoisten kokoelmien säilytystiloja, joiden tarkoituksena on turvata asiakirjojen ja muiden tallenteiden ehjä säilyminen.

Käyttökohteita ovat muun muassa julkishallinnon ja yritysten asiakirjakokoelmat, kirjastojen ja museoiden arkistot sekä yliopistojen ja tutkimuslaitosten tallenteet. Tilalle on ominaista toimivuus: dokumenttien luokittelu, hakuprosessien tuki sekä pitkän aikavälin pääsyn turvaaminen.

Tiloja suunniteltaessa kiinnitetään erityistä huomiota säilytystilan olosuhteisiin sekä turvallisuuteen. Tämä tarkoittaa ilmankostumisen ja lämpötilan hallintaa, palo- ja vesivahinkojen ehkäisyä sekä pääsyoikeuksien ja inventaarion säännöllisyyttä. Digitaalisten arkistointitilojen osalta huomioidaan tiedon eheys, varmuuskopiot sekä metatietojen hallinta.

Arkistointitiloihin liittyy myös lainsäädäntöä ja ohjeistuksia: Kansallisarkisto sekä muut viranomaiset antavat suosituksia sekä vaatimuksia arkistointitilojen suunnittelulle, ylläpidolle ja säilytysajoille. Tiloja määrättäessä huomioidaan tilan koko, kustannukset, käyttöoikeudet sekä kestävän säilyttämisen periaatteet.

Arkistointitiloina toimivat sekä julkiset että yksityiset arkistot, kirjastot, museot sekä yritysten sisäiset arkistointikokonaisuudet. Ne ovat keskeisiä kulttuuri- ja tiedonhallinnan sekä oikeusvarmuuden takaamisessa, mahdollistamalla sekä säilyttämisen että myöhemmän käytön.