Arbeidsflytene

Arbeidsflytene refererer til sekvensen av oppgaver og beslutninger som må gjennomføres for å oppnå et bestemt mål i en virksomhet. De beskriver hvem som utfører hva, i hvilken rekkefølge oppgavene skjer, og hvilke data som flyter mellom trinnene.

En arbeidsflyt kan være helt manuell, delvis automatisert eller helt automatisert ved hjelp av programvare kjent som arbeidsflyt- eller business process management-systemer (BPM-/workflow-systemer). Prosessmodellen presiserer kontrollflyten, betingelser, varsler og roller. BPMN er en vanlig notasjon for modellering.

Kjernekomponenter inkluderer oppgave- eller arbeidsmål, en prosessmodell, dataobjekter, tilgangs- og sikkerhetsregler, varsler og et auditlogg som dokumenterer hendelser og endringer.

Typer av arbeidsflyter kan være forhåndsdefinerte eller adhoc, være sekvensielle, parallellflytende eller en blanding, og være deterministiske eller basert på regler og hendelser.

Fordeler inkluderer standardisering av prosesser, forbedret gjennomstrømning og sporbarhet, redusert manuell innsats, bedre samsvar med krav og en mer konsistent kundeopplevelse.

Utfordringer og vurderinger omfatter kompleks integrasjon med eksisterende systemer, datakvalitet, motstand mot endring, sikkerhet og personvern, kostnader ved implementering og behov for riktig styring og overvåkning.

Ved implementering bør man velge egnede use cases, kartlegge som-om-løp (as-is vs to-be), anvende modellering som BPMN, sette målbare SLAer og måleparametere som syklustid og gjennomløpstid, og velge en passende arbeidsflytmotor eller plattform med overvåking.

Vanlige bruksområder inkluderer HR onboarding, innkjøp og fakturahåndtering, IT-tickets og publisering av innhold.