valtuutusmenettelyt

Valtuutusmenettelyt ovat organisaation sisäisiä sääntöjä ja prosesseja, joiden avulla toimivalta ja päätösvalta siirtyvät eteenpäin ennalta määriteltyjen rajojen puitteissa. Niiden tavoitteena on mahdollistaa sujuva päivittäinen toiminta sekä samalla varmistaa vastuiden, oikeuksien ja valvonnan selkeys.

Keskeiset osat ovat: toimivaltuuksien laajuus ja rajat (mitä päätöksiä voi tehdä ilman erillistä hyväksyntää; rahamäärärajat tai aikarajat), hyväksyntäketju ja kenen on hyväksyttävä, dokumentaatio ja seurattavuus (valtuutusasiakirjat, hyväksyntä- ja toimintalokit), sekä voimassaolo ja mahdollinen peruuttaminen. Lisäksi on tärkeää tuntea sisäinen oikeudellinen perusta sekä ohjeistukset. Monissa organisaatioissa käytetään valtuutuslistaa, delegointia ja digitaalista työnkulkua, jossa hyväksyntä tapahtuu sähköisesti ja tapahtumat kirjataan auditointiin.

Käytäntöjä sovelletaan sekä yksityisellä sektorilla että julkisessa hallinnossa: ostotoiminnoista, matkustus- ja kulukorvauksista sekä henkilöstöhallinnon toiminnoista aina sopimusten allekirjoituksiin ja hankintapäätöksiin. Hyvin suunnitellut valtuutusmenettelyt parantavat luotettavuutta, estävät valtuuksien väärinkäyttöä ja helpottavat valvontaa sekä raportointia. Säännöllinen arviointi ja koulutus ovat olennaisia osia menettelyjen ylläpitoa.