valmistautumisvaihe

Valmistautumisvaihe on prosessin tai projektin alkuvaihe, jonka tarkoituksena on varmistaa, että seuraava toteutusvaihe voi edetä sujuvasti ja tavoitteet saavuttaa. Siinä määritellään laajuus, tavoitteet, aikataulu, resurssit sekä vastuut, ja laaditaan tarvittavat suunnitelmat sekä ohjeistukset.

Keskeisiä tehtäviä ovat sidosryhmien tunnistaminen ja sitouttaminen, tavoitteiden ja menettelytapojen selventäminen, riskianalyysi, budjetin laadinta, resurssien hankinta sekä laadunvarmistukseen liittyvien kriteerien määrittäminen. Tähän kuuluvat myös viestintä- ja muutosjohtamisen suunnitelmat sekä koulutus- ja ohjeistusten laatiminen. Lisäksi tehdään mahdollinen pilotoiva kokeilu tai esikatselu sekä tarvittavien lakien tai hyväksyntöjen hankinta.

Tuloksena on valmisteluasiakirjat: projektisuunnitelma, riskianalyysi, aikataulut, resurssisuunnitelmat sekä viestintä- ja koulutussuunnitelmat. Nämä toimivat pohjana seuraavalle toteutus- tai käyttöönottojaksolle.

Valmistautumisvaihe esiintyy monilla aloilla: yritys- ja ohjelmistoprojekteissa, rakennus- ja infraprojekteissa, tutkimus- ja kehitysprojekteissa sekä sosiaali- ja terveysalan hankkeissa. Esimerkkejä ovat esisuunnittelut, vaatimusten kerääminen, luvahakemukset sekä riskienhallintaprosessit.

Haasteita voivat olla aikataulujen ja budjettien epävarmuudet, epäselvät tavoitteet, heikko sidosryhmien sitoutuminen sekä muutosvastarinta. Hyvin hoidettu valmistautumisvaihe pienentää muutostarpeita, lisää onnistumisen todennäköisyyttä ja selkeyttää vastuut.