tilausvahvistukset

Tilausvahvistus on sähköinen tai paperinen dokumentti, jolla vahvistetaan asiakkaan tekemä tilaus. Sen tarkoituksena on varmistaa, että sekä ostaja että myyjä ovat samaa mieltä tilauksen sisällöstä ja ehdoista.

Yleisimmät tiedot tilausvahvistuksessa ovat tilausnumero, asiakkaan ja toimitusosoitteen tiedot, tilatut tuotteet tai palvelut sekä niiden määrät ja hinnat, kokonaishinta veroineen, toimitustapa sekä arvioitu toimitusaika. Lisäksi vahvistuksessa kuvataan mahdolliset maksuehdot ja -tavat sekä mahdolliset lisä- ja korvauspalvelut sekä palautus- ja peruutusehdot. Vahvistukseen voidaan myös merkitä toimituskustannukset ja käytetyt alennukset.

Tilauksen vahvistus ei yleensä ole lasku eikä se sitoudu maksamaan heti; se on kuitenkin tärkeä sopimusdokumentti, jonka perusteella seuraava lasku laaditaan ja toimitus voidaan aloittaa.

Vahvistus voidaan toimittaa sähköisesti (esim. sähköpostitse tai verkkokaupan vahvistusnäkymässä) tai painettuna paperiversiona. Useimmat verkkokaupat lähettävät tilausvahvistuksen automaattisesti tilauksen jälkeen.

Hyvä käytäntö on tarkistaa tilausvahvistuksen tiedot mahdollisten virheiden varalta ja ilmoittaa välittömästi, jos eroavaisuuksia löytyy. Tilausvahvistus toimii myös viiteasiakirjana mahdollisissa muutos-, peruutus- tai palautustilanteissa sekä kirjanpidossa.