Tilausvahvistus

Tilausvahvistus on myyjän laatima dokumentti tai viesti, jolla vahvistetaan asiakkaan tekemä tilaus ja sen ehdot. Siinä esitetään tyypillisesti tilatut tuotteet tai palvelut, määrät, hinnat, alv, toimitusosoite sekä arvioitu toimitusaika. Tilausvahvistuksessa voi olla myös tilausnumero, maksuehdot, toimitusehdot sekä mahdolliset palautus- ja takuutiedot. Dokumentti voi sisältää tai viitata yleisiin myyntiehtoihin ja sopimusehtoihin, kuten toimitustapoihin ja vastuisiin.

Tilausvahvistus on osa tilausprosessia ja sen tarkoituksena varmistaa sekä ostajan että myyjän ymmärrys tilauksesta. Kun tilaus on vastaanotettu ja vahvistettu, osapuolet usein sitoutuvat näihin ehtoihin. Vastuunmäärittely ja tarkennukset voivat ehkäistä epäselvyyksiä ja lyhentää toimittamisen viivästyksiä.

Sisisältö vaihtelee liiketoiminnan ja sopimuksen mukaan. Yleisimmät tiedot ovat tilausnumero, tuotteet/palvelut luetteineen, määrät, yksikköhinnat, kokonaishinta, toimitusaika-arvio, toimitus- ja maksuehdot sekä toimitus- ja palautuspoliittiset tiedot. Myös tarjoamiaan toimitustapoja ja brinkipalveluita voidaan kuvata.

Tilausvahvistus eroaa usein proforma-laskusta ja varsinaisesta laskusta: proforma kannattaa ennen toimitusta, kun taas lasku toimitetaan toimituksen jälkeen. Tilausvahvistus voi olla juridisesti sitova asiakirja, jos osapuolet sen hyväksyvät ja siihen viittaavat sopimusehdot ovat voimassa. Virheistä tulee välittömästi sopia ja korjata.