tilaustiedon

Tilaustieto on tilaukseen liittyvä tieto, jota käytetään hankinnoissa, myynnissä sekä logistisissa ja laskutusprosesseissa. Tilaustiedon genetiivimuoto tilaustiedon esiintyy kielellisissä yhteyksissä viittaamassa 'tilauksen tiedoihin'.

Tilaustiedon tyypillisiä sisältöjä ovat tilausnumero, ostajan ja myyjän tiedot, tuotteiden tai palvelujen tunnukset sekä määrät, yksikköhinta ja valuutta, tilauksen kokonaissumma, toimitusosoite ja toimitustapa, laskutusosoite ja maksuehdot, tilauspäivä, toivottu toimituspäivä sekä tilauksen tila (luotu, käsittelyssä, lähetetty, toimitettu, peruutettu). Lisäksi säilytetään muutoshistoria ja hyväksyntämerkinnät.

Käytännössä tilaustietoa hallitaan ja jaetaan ERP- tai CRM-järjestelmissä. Se voidaan vaihtaa sopimuskumppanien välillä sähköisesti muodoissa kuten XML, JSON tai perinteisemmillä EDI/EDIFACT-formaateilla. Tilausten elinkaari kattaa luonnin, muokkaukset, peruutukset, toimituksen ja laskutuksen sekä maksuun liittyvän täydennyksen.

Tietosuoja ja hallinta: tilaustieto voi sisältää henkilötietoja, joten siihen sovelletaan tietosuoja-asetuksia (esim. GDPR). Tiedot säilytetään riittävästi, mutta niille asetetaan käyttöoikeus- ja pääsyrajoitukset. Tiedon laatu, eheyys ja jäljitettävyys ovat tärkeää.

Yleisiä käsitteitä ja standardeja ovat toiminnanohjausjärjestelmät, hankintojen hallinta sekä tilaus- tai laskutusintegraatio. Paikallisessa ja kansainvälisessä kaupassa tilaustiedon hallinta on keskeistä toimitusketjun tehokkuudelle ja asiakastyytyväisyydelle.