tilausprosessista

Tilausprosessi tarkoittaa organisaation käytäntöjen ja toimenpiteiden kokonaisuutta, jonka kautta asiakkaiden tai hankinnan perusteella tulevat tilaukset muutetaan tuotteiksi tai palveluiksi. Prosessi kattaa tilauksen tekemisen, vahvistamisen, käsittelyn, toimituksen sekä mahdollisen jälkihoidon ja palautusten hallinnan. Tilausprosessin tavoitteena on varmistaa oikea tuote tai palvelu, oikea määrä, oikea hinta ja oikea toimitusaika sekä sujuva toimitus.

Päävaiheet ovat: tarpeen tunnistaminen ja tuotteen tai palvelun valinta; tilauksen tekeminen ja vahvistaminen; tilauksen hallinta ja varaston suunnittelu; toimittajilta hankinta tai tuotanto; logistiikka ja toimitus; vastaanotto, maksaminen ja laskutus; sekä jälkihoito, laadunvarmistus ja mahdolliset palautukset.

Tekniset ratkaisut ja mittarit: tilausprosessi digitalisoidaan usein ERP- tai tilaus-/logistiikkajärjestelmillä ( OMS/ERP). Tiedonvaihto tapahtuu esimerkiksi EDI:n tai API-rajapintojen kautta, mikä parantaa tiedon oikeellisuutta ja nopeutta. Keskeisiä mittareita ovat tilauskäsittelyn läpimenoaika, tilausvarmuus (fill rate), tilauksen tarkkuus, toimituskustannukset sekä asiakastyytyväisyys ja palautusten määrä.

Eri konteksteissa tilausprosessi voi poiketa: B2B-tilauksissa korostuvat tarjoukset, sopimusvaiheet, räätälöidyt toimitusajat ja laskutusmallit, kun taas B2C-tilausten yhteydessä korostuvat nopeus, helppokäyttöinen verkkokäyttöliittymä ja palautusprosessin sujuvuus. Haasteita ovat varastotilanteen epätarkkuudet, viiveet, virheet tilaustiedoissa sekä palautusten hallinta.