tiedottamissuunnitelmat

Tiedottamissuunnitelmat ovat keskeisiä työkaluja organisaatioiden viestinnän strategisessa hallinnassa. Ne kuvaavat, miten, milloin, kenelle ja miksi tietoa jaetaan organisaation sisällä ja sen ulkopuolella. Hyvin laadittu tiedottamissuunnitelma varmistaa, että viestintä on johdonmukaista, ajantasaista ja kohdennettua, ja tukee organisaation tavoitteiden saavuttamista.

Suunnitelman laatimisen lähtökohtana on tunnistaa keskeiset viestinnän tavoitteet. Tavoitteet voivat liittyä esimerkiksi sidosryhmien informointiin, mielipiteiden muokkaamiseen, organisaatiokulttuurin kehittämiseen tai kriisitilanteisiin varautumiseen. Tämän jälkeen tunnistetaan kohderyhmät, joille viestintä on tarkoitettu. Kohderyhmiä voivat olla esimerkiksi työntekijät, asiakkaat, sijoittajat, media tai viranomaiset.

Keskeinen osa tiedottamissuunnitelmaa on viestien sisällön määrittely. Mitä tietoa halutaan välittää ja millä tavalla se esitetään tehokkaimmin eri kohderyhmille. Tähän sisältyy myös viestintäkanavien valinta. Kanavia voivat olla esimerkiksi sisäiset tiedotteet, uutiskirjeet, verkkosivut, sosiaalinen media, lehdistötiedotteet tai tiedotustilaisuudet.

Tiedottamissuunnitelmaan kuuluu myös aikataulutus, jossa määritellään, milloin eri viestit toimitetaan. Lisäksi suunnitelmassa kuvataan vastuut siitä, kuka vastaa minkäkin viestinnän toteuttamisesta. Lopuksi suunnitelmassa tulisi olla keinoja viestinnän vaikuttavuuden arviointiin, jotta voidaan varmistaa, että tavoitteet saavutetaan ja toimintaa voidaan tarvittaessa kehittää.