saksdokumentasjon

Saksdokumentasjon er dokumentasjonen som blir produsert i behandlingen av en sak, og omfatter ofte saksmapper, beslutninger, korrespondanse og støttemateriale som brukes til å begrunne et vedtak eller en handling. Den tjener som grunnlag for ansvarlighet, åpenhet og etterprøvbarhet, og brukes i offentlig forvaltning, rettslige prosesser og i privat sektor.

Innholdet i saksdokumentasjonen varierer, men vanligvis inkluderer den saksfiler, notater, memoer, e-post, rapporter, vitnemål, utstillinger, beslutninger, protokoller, bilder og annen dokumentasjon, i tillegg til digital metadata og versjonshistorikk. Dokumentene bør knyttes sammen i en logisk struktur og være lett søkbare for å kunne rekonstruere beslutningsprosesser.

Kvalitet og integritet er sentralt. Saksdokumentasjonen bør være fullstendig, nøyaktig, lesbar og oppdatert, med tydelig sporbarhet og kjede av eierskap. Digital håndtering innebærer metadata, filformater, indeksering, tilgangskontroll, samt hensyn til personvern og personopplysninger, i tråd med gjeldende regelverk som GDPR.

Regulatorisk rammeverk og standarder spiller en viktig rolle. I Norge påvirkes saksdokumentasjon av arkivloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven og andre relevante regler, samt internasjonale og organisatoriske standarder som ISO 15489 for arkiv og dokumentforvaltning.

Livssyklusen omfatter opprettelse, vurdering, godkjenning, distribusjon, lagring, arkivering og kassasjon. God praksis inkluderer bruk av maler, kronologisk oppsett, lenking mellom dokumenter, kildehenvisning, revisjonslogg og klare ansvarsforhold. Saksdokumentasjon er et sentralt verktøy for beslutningsprosesser og for innsyn og kontroll.