retensjonsregler

Retensjonsregler er retningslinjer og planer som bestemmer hvor lenge ulike typer informasjon og dokumenter skal bevares før de destrueres eller overføres til arkiv. Formålet er å ivareta operasjonell nytte, oppfylle juridiske og regulatoriske krav og i tillegg legge til rette for historisk arkivering der aktuelt.

Regelverket om retensjon varierer mellom offentlig og privat sektor. I offentlig sektor i Norge støttes retensjonsprinsippene av arkivloven og arkivforskriften, som legger grunnlaget for hvordan offentlige dokumenter håndteres og bevares i samsvar med spesifikke arkivordninger. I privat sektor påvirkes retensjonen av nasjonale lover og forskrifter knyttet til regnskap, skatt, personalopplysninger og andre regulerte områder, samt interne policyer og personvernregelverk som GDPR i Norge. Retensjonsplaner tar høyde for både lovpålagte krav og organisatorisk behov.

En typisk retensjonsplan grupperer dokumentene i serier eller kategorier (for eksempel finansregnskap, personalmapper, kontrakter, saker og korrespondanse) og tildeler hver kategori en tidshorisont for behandling, som kan innebære videreføring til arkiv, slette, eller anonymisering når perioden utløper. Prosessen omfatter klassifisering, fastsettelse av retensjonstider, implementering i saks- og dokumenthåndteringssystemer, samt regelmessige vurderinger og oppdateringer.

Viktige hensyn ved implementering er databeskyttelse, sikker sletting, sporbarhet og dokumentasjon av beslutninger. Retensjonsregler bør være dokumentert, forstått av ansatte og regelmessig revidert for å reflektere endringer i lovverk, teknologi og organisasjonens behov.