prosjektnotater

Prosjektnotater er notater som dokumenterer viktige hendelser, beslutninger, avklaringer og oppfølging i et prosjekt. De fungerer som en felles referanse og sporbarhet for hva som ble besluttet, hvem som er ansvarlig, og hvilke tidsfrister som gjelder. Prosjektnotater kan være en del av prosjektets dokumentasjonssett eller fungere som et eget verktøy for kommunikasjon og styring.

Innholdet i prosjektnotater varierer, men vanlige elementer inkluderer dato og sted, deltakerliste, referanser til relevante dokumenter, beslutninger og avklaringer, ansvarsfordeling, avvik og oppfølging, risikoer og beslutningsgrunnlag samt fremdrifts- og tidsfrister. Notatene kan også inneholde referat fra møter, temaer som krever videre behandling, og a- eller b-handlingspunkter.

Bruk og nytte av prosjektnotater inkluderer forbedret kommunikasjon og forståelse blant interessenter, bedre sporbarhet for beslutninger og endringer, og et pålitelig grunnlag for overlevering og evaluering av prosjektet. De bør være knyttet til andre prosjektdokumenter som prosjektplan, kravspesifikasjon, endringslogg og risikoregister, slik at informasjonen er konsistent og lett å finne.

Format og praksis varierer, men mange organisasjoner bruker templater eller maler og lagrer notatene i prosjektets dokumenthaves eller i prosjektstyringsverktøy med versjonering og arkivering. Viktige kvalitetsprinsipper er kortfattethet, klarhet, riktig tildeling av ansvar og regelmessig oppdatering.

Vanlige fallgruver inkluderer overflødige eller utdaterte notater, mangel på kobling til beslutningsgrunnlag, og manglende tilgang for relevante interessenter. Riktig forvaltning av prosjektnotater bidrar til tydelig styring og bedre prosjektresultater.