prosjektdokumenter

Prosjektdokumenter er en samling av dokumenter som brukes i et prosjekt for å definere, autorisere, planlegge, gjennomføre, overvåke og avslutte arbeidet. De fungerer som styringsgrunnlag og kommunikasjonsmiddel mellom prosjektets aktører og interessenter, og legger grunnlag for beslutninger, ansvarsdeling og kontroll.

Vanlige typer prosjektdokumenter dekker hele prosjektets livssyklus. Eksempler inkluderer prosjektbeskrivelse og business case som begrunner behovet og gevinsten, mål- og omfangdokumenter, prosjektplan og detaljerte arbeidspakker, tids- og kostnadsbudsjett, ressursplan, kvalitets- og testplaner, risiko- og usikkerhetsanalyse, endringslogg og avvikshåndtering, kommunikasjonsplan samt interessentanalyse. I kontrakts- og innkjøpsfaser kommer leverandøravtaler og kontrakter, mens gjennomføringsfasen produserer statusrapporter, møtereferater, test-/godkjenningsdokumentasjon og endringsforslag.

Dokumentene har en livssyklus preget av definisjon, godkjenning, baselining og kontinuerlig oppdatering. Godkjenning og versjonering er sentrale, slik at det finnes en tydelig sporbar historikk og klare baselines for endringer. Dokumenter bør lagres i et dokumentstyringssystem med riktig tilgang, metadata og søkefunksjonalitet, slik at de kan deles og arkiveres ved prosjektets avslutning.

Roller som prosjektleder, prosjekt-eier og styringsgruppe er ofte ansvarlige for å utarbeide, godkjenne og vedlikeholde prosjektdokumenter. God praksis inkluderer tydelige ansvarsområder, krav til kvalitet og regelmessig revisjon. Prosjektdokumenter er dermed sentrale for styring, kontroll og læring i prosjekter, og brukes i mange rammeverk som PMBOK, PRINCE2 og ISO-baserte styringssystemer.