ostosprosessia

Ostosprosessi on organisaation toimintaketju, jonka tavoitteena on hankkia tavaroita ja palveluita sovittujen ehtojen mukaan. Prosessi alkaa tarveanalyysillä ja vaatimusten määrittelyllä sekä päättyy toimitusten vastaanottamiseen, laskutukseen, maksamiseen ja jälkiseurantaan. Keskeistä on myös arvoehdon, laadun ja riskien hallinta sekä toimittajasuhteiden kehittäminen.

Tyypilliset vaiheet ovat tarveanalyysi ja määrittely, markkina- ja toimittajakartoitus sekä mahdollinen kilpailutus. Tavoitteena on löytää luotettava toimittaja ja optimaaliset ehdot. Tarjouspyynnöt laaditaan ja tarjoukset arvioidaan ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella. Sopimus neuvotellaan ja solmitaan. Tilaus annetaan, toimitus valvotaan ja vastaanotetut tavarat tai palvelut tarkastetaan laadun ja määrän osalta. Seuraavaksi tapahtuu laskutus, maksaminen ja kustannusten kohdistaminen. Prosessin viimeinen vaihe on suorituskyvyn arviointi sekä toimittajakäytäntöjen ja prosessin kehittäminen, mikä voi sisältää palautteenkeruun ja parannustoimenpiteitä.

Ostosprosessi voi vaihdella organisaation koon, toimialan sekä hankintafilosofian mukaan. Monilla toimialoilla sekä suuria että pienempiä hankintoja varten on olemassa erityyppisiä käytäntöjä, kuten keskitetty tai hajautettu hankinta sekä sähköinen hankinta (e-hankinta), jotka voivat lisätä tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja kustannustehokkuutta.