møtereferat

Møtereferat er et skriftlig sammendrag av hva som ble diskutert og besluttet i et møte. Det brukes ofte i bedrifter, organisasjoner og offentlige virksomheter for å dokumentere beslutninger, oppfølging og ansvarsfordeling. Hovedformålet er å sikre at deltakere og andre interessenter får en felles forståelse av hva som ble vedtatt og hva som forventes å bli gjort videre.

Et møtereferat inneholder vanligvis grunnleggende opplysninger som møteinformasjon (dato, tid, sted), navn på møteleder og referent, samt en oversikt over deltakere og fraværende. Deretter følger sakene fra saksliste med korte, objektive beskrivelser av hva som ble sagt, beslutninger som ble fattet, tildelte ansvarlige og eventuell tidsfrist for oppfølging. Referatet bør unngå personlige vurderinger og holde seg til faktiske forhold og avtalte oppgaver.

Produksjon og bruk skjer gjerne slik: en møtereferatutarbeider noterer under møtet eller rett etterpå, reflekterer beslutninger og oppfølgingspunkter, og sender det til deltakerne for godkjenning eller direkte distribuering. Når det er godkjent, arkiveres referatet som en del av møtets dokumentasjon og kan være tilgjengelig for ansatte eller medlemmer i henhold til organisasjonens arkivregler.

Forskjellen mellom møtereferat og protokoll ligger ofte i formellitet og formål; referatet er vanligvis et kortfattet intern dokument, mens protokollen ofte er mer formell og rettslig relevant.