leveringsdokumenter

Leveringsdokumenter er dokumenter som følger forsendelsen fra selger til kjøper og som bekrefter hva som er levert, i hvilken mengde og i hvilken stand, samt gir nødvendig informasjon for fortolling, regnskap og betaling. De fungerer også som bevis på mottatt vare og som grunnlag ved avvik eller krav mellom partene.

Vanlige typer leveringsdokumenter inkluderer pakksedler (følgesedler) som viser innhold og antall enheter, faktura som dokumenterer salget og betalingsvilkår, og fraktbrev eller CMR-følgebrev som dokumenterer transporten og transportørens ansvar. Ved grensepassering kan tolldokumenter og opprinnelseserklæringer være aktuelle. I praksis kan dokumentene også omfatte kvalitetsattester, garantier og andre dokumenter som er relevante for kjøpsavtalen eller regelverk.

Dokumentene utstedes og håndteres mellom selger og kjøper, mens transportøren ofte leverer fraktbrev og kvittering for levering. Ved mottak brukes leveringsdokumentene for å verifisere at varene tilsvarer kjøpsavtalen og for å støtte regnskapsføring, betaling og eventuelle krav mot leverandøren. I mange virksomheter inngår leveringsdokumenter i et elektronisk dokument- og arkivsystem.

Regulatoriske forhold og praksis varierer mellom land og sektor. I internasjonal handel og ved eksport og import er dokumentasjonen viktig for tollbehandling, avgiftsregnskap og opprinnelsesregler. Digitalisering har økt bruken av elektroniske leveringsdokumenter og EDI, noe som ofte gir raskere prosesser og enklere arkivering. Arkiveringstiden bestemmes av lokal lovgivning og selskapets regnskapsrutiner, typisk flere år.