lagringskrav

Lagringskrav er regler som bestemmer hvor lenge data eller dokumenter skal lagres og hvordan de skal behandles før sletting. Begrepet brukes i både offentlige og private virksomheter og omfatter både elektronisk lagret informasjon og fysiske arkiver.

Formålet med lagringskrav er å sikre rettssikkerhet, etterlevelse av lover og forskrifter, og å støtte dokumentasjon og ansvarlighet. Retensjonstider varierer avhengig av lovverk, sektor og datatypen; data bør beholdes bare så lenge det er nødvendig for formålet, og når formålet er oppnådd, skal data slettes eller anonymiseres med mindre annet følger av lov eller avtale.

En lagringsplan beskriver hvilke data som omfattes, hvilke tidsfrister som gjelder, og hvilke sikkerhets- og sletteprosesser som skal brukes. Den skal også fastsette hvordan dataene arkiveres og hvordan man håndterer eventuelle unntak, som behov for rettslig pålegg, arkivering til kulturelle eller historiske formål, eller behov for å beholde dokumenter i henhold til regnskaps- eller skattemessige krav.

I praksis inkluderer lagringskrav ofte detaljer om hvilke data som skal bevares, hvilken lagringsmetode som brukes (som kryptering og tilgangskontroller), hvordan og når dataene slettes eller anonymiseres, og hvordanPeriodisk vurdering og dokumentasjon av lagringsplanen. Tilgang til data og logging av behandlingsaktiviteter er vanlig for å sikre etterlevelse og sporbarhet.

I Norge og EU er lagringskrav nært knyttet til personopplysningsloven og GDPR, samt bransjespesifikke regler og arkiv- og bokføringslover. Virksomheter bør ha en skriftlig lagringspolicy og en oppdatert oversikt over behandlingsaktiviteter og arkiver, samt sikre passende tekniske og organisatoriske tiltak for lagring og overføring av data.