kontrollimenettelyllä

Kontrollimenettelyllä tarkoitetaan järjestelmällistä, dokumentoitua ja toistettavissa olevaa menettelyä, jolla varmistetaan, että toiminta täyttää asetetut vaatimukset, säännöt ja ohjeet. Menettelyssä määritellään suoritettavat vaiheet, vastuuhenkilöt, aikataulut sekä todentamiskeinot. Kontrollin tarkoituksena on havaita poikkeamat, ehkäistä virheitä ja edistää luotettavuutta sekä lainsäädännön että organisaation sisäisten ohjeiden noudattamista.

Kontrollimenettelyllä käytetään usein kirjattuja ohjeita, tarkastuksia, hyväksyntä- ja valtuutusprosesseja sekä todentamiskeinoja (esim. tarkastuspäiväkirjat, raportit, sähköiset auditointilogit). Se voi liittyä laatu-, talous-, henkilöstö-, turvallisuus- tai tietosuoja-aloihin. Menettelyn tarkoituksena on luoda todistettavia mekanismeja siitä, että toimenpiteet suoritetaan asianmukaisesti ja että poikkeamat ovat dokumentoituja ja korjattavissa.

Sovelluskohteet vaihtelevat organisaation tarpeiden mukaan. Esimerkkejä ovat maksujen hyväksyntäprosessit taloushallinnossa, muutosten hallintaan liittyvät kontrollit IT- ja ohjelmistokehityksessä sekä tuotannon laadunvarmistukseen liittyvät tarkastukset. Kontrollimenettelyllä voidaan myös määritellä, miten tietoja kerätään, säilytetään ja raportoidaan, jotta toiminta täyttää säädökselliset ja sisäiset vaatimukset.

Yhteenvetona kontrollimenettelyllä tarkoitetaan vakiossa käytössä olevaa varmistusmenettelyä, jonka kautta pyritään ohjaamaan toimintaa kohti vaadittua laatua, oikeellisuutta ja lainmukaisuutta. Termi korostaa kontrollin ja valvonnan järjestelmällisyyttä osana organisaation governancea.