informasjonshåndtering

Informasjonshåndtering er praksisen med å samle, organisere, lagre, beskytte og distribuere informasjon gjennom hele livsløpet for å støtte beslutningstaking, operasjonell effektivitet og regelverksoverholdelse. Den omfatter både dokumentbasert informasjon og data i databaser, samt metadata og informasjonsrelaterte medier.

Formålet er å sikre tilgjengelighet, kvalitet og kontekst av informasjon slik at den er pålitelig, søkbar og riktig anvendt i daglige prosesser og strategiske beslutninger. Det krever tydelige roller, styring og standarder for klassifisering, lagring og tilgang.

Viktige komponenter inkluderer klassifisering og taksonomi, dokument- og sakshåndtering, arkivering, arkitektur og metadata, samt data- og informasjonskvalitet. God praksis innebærer formulering av retningslinjer, eierskap og livssyklusstyring.

Teknologiske løsninger som dokumenthåndteringssystemer, Records Management, Enterprise Content Management og data governance-verktøy støtter samhandling, søk og arkivering. Metadata og taksonomier gir kontekst og muliggjør effektiv gjenfinning og integrasjon på tvers av systemer.

Samsvar med personvernlover og sikkerhetskrav er sentralt, inkludert tilgangsstyring, logger, kryptering og periodisk arkivering. Informasjonshåndtering krever også risikostyring og sikring mot tap eller lekkasje av sensitive opplysninger.

Som tverrgående organisatorisk praksis bidrar god informasjonshåndtering til bedre beslutninger, reduserte risikoer og effektiv ressursbruk.