hankintakortteja

Hankintakortteja tarkoittaa organisaation käyttöön ottamia maksukortteja, joilla hyväksytyt käyttäjät voivat suorittaa hankintoja ennalta määriteltyjen sääntöjen ja rajojen puitteissa. Hankintakorttien tarkoituksena on yksinkertaistaa pien- ja toistuvien hankintojen prosesseja sekä parantaa kustannusten näkyvyyttä ja hallintaa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla.

Käyttö ja rajat. Kortit annetaan valtuutetuille työntekijöille ja niihin liitetään enimmäishankintarajat sekä toimittaja- tai tuotekategoriasidonnaiset rajoitukset. Käyttäjä käyttää korttia ostojen tekemiseen sekä toimittajien verkkokaupoissa että perinteisissä myymälöissä, mikäli järjestelmä sen sallii. Kaikki korttitapahtumat kirjataan kirjanpitoon ja hankintajärjestelmään, ja kuitit sekä tositepyynnöt kerätään kulujen hyväksyntää varten. Hyväksyntäprosessi sekä sovitut politiikat määrittävät, mitä hankintoja voidaan tehdä kortilla ja millaisilla menettelyillä.

Prosessi ja hallinto. Korttien hallinta kuuluu usein hankinta- tai talousosastolle: käytöstä, turvallisuudesta ja auditoinnista vastaaminen sekä säännöllinen kuukausikatsaus. Yleisiin käytäntöihin kuuluu kulujen kuittaaminen, erä- ja toimittajakohtaisten korrelaatioiden toteuttaminen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn tähtäävät toimenpiteet, kuten henkilöstökoulutus ja selkeät käyttösäännöt.

Hyödyt ja riskit. Hankintakortit nopeuttavat pienhankintoja, vähentävät hallinnollista taakkaa ja parantavat kustannuslaskentaa sekä läpinäkyvyyttä. Riskeinä ovat väärinkäytöt, yksittäisten käyttäjien virheellinen toiminta ja lisäkuorma kirjanpidossa sekä valvonnassa, jolloin asianmukaiset kontrollit ja säännöllinen auditointi ovat keskeisiä.

Toteutusnäkökulmat. Osa ratkaisuja on järjestelmäintegrointi taloushallinnon ohjelmistoihin, selkeät korttiprofiilit, koulutus sekä jatkuva seuranta ja politiikkojen päivittäminen tarpeen mukaan. Hankintakortteja voidaan hyödyntää sekä paikallis- että organisaatiokohtaisissa hankinnoissa riippuen toimialasta ja hankintapolitiikasta.