hallintoasiakirjat

Hallintoasiakirjat ovat viranomaisten, kuntien ja muiden julkisyhteisöjen hallinnon toiminnan aikana syntyneitä tai vastaanotettuja asiakirjoja. Ne muodostavat päätösten, toimenpiteiden ja prosessien todentamismenettelyn sekä vastuun ja viranomaisten toiminnan dokumentaarisen perustan. Hallintoasiakirjoja voidaan tallentaa monissa muodoissa: paperiasiakirjat, sähköpostit, muistiot, päätökset, sopimukset, luvat, laskut, pöytäkirjat sekä tietokanta- ja tiedostojärjestelmien tiedot. Keskeistä on, että nämä asiakirjat ovat organisaation virallisen toiminnan ylläpitämiä ja säilytettäväksi tarkoitettuja dokumentteja.

Lainsäädäntö ja hallinnollinen ohjaus määrittävät, miten hallintoasiakirjoja käsitellään, säilytetään, saatetaan julkisiksi ja suojataan. Arkistolaki, julkisuuslaki sekä tietosuoja- ja henkilötietolainsäädäntö säätelevät asiakirjojen hallintaa, julkisuutta ja salassapitovelvollisuuksia. Moni asiakirja on julkinen pääsääntö, mutta pääsyn voidaan evätä luottamuksellisuuden, tietosuojan tai muiden lain säännösten nojalla. Säilytysajat määritellään säilytys- ja luokitusohjelmissa, ja Kansallisarkisto sekä viranomaisten omat arkistotoimet vastaavat niiden pitkäaikaisesta säilyttämisestä ja saatavuudesta.

Sähköinen hallinto ja digitaalinen arkistointi ovat yhä keskeisemmällä sijalla, ja metatiedot sekä tietojärjestelmien auktoriteetti turvaavat asiakirjojen säilyvyyden, hakukelpoisuuden ja aitouden. Julkisten hallintoasiakirjojen kautta kansalaisilla on oikeus tiedonsaanti sekä mahdollisuus tarkastella viranomaisten toimintaa osana oikeusturvaa ja historiallisen muistin ylläpitoa.