pöytäkirjat

Pöytäkirjat ovat virallisia kirjallisia muistiinpanoja kokouksista, tilaisuuksista tai elimistä, joissa tehdyt asiat ja päätökset kirjataan luonteeltaan todentamiseen ja myöhempää tarkastelua varten. Ne toimivat sekä osallistujien että organisaation toiminnan todistuksena että perusteena jatkotoimenpiteille ja vastuiden määrittämiselle.

Pöytäkirjan yleinen sisältö ja rakenne koostuvat usein: kokouksen aika ja paikka, osallistujat sekä poissaolijat, käsitellyt asiat (agenda), tehdyt päätökset, äänestystulokset ja mahdolliset erilliset mielipiteet sekä mahdolliset toimenpidepyynnöt ja vastuuhenkilöt. Sihteeri tai puheenjohtaja laatii usein ensimmäisen version, jota kokouksen jälkeen käsitellään ja hyväksytään seuraavassa kokouksessa. Hyväksytyn pöytäkirjan allekirjoituksilla tai varmennuksella annetaan sen virallinen voima.

Käyttö ja julkisuus: pöytäkirjat ovat keskeisiä asiakirjoja organisaatioissa kuten kunnissa, liikelaitoksissa, yrityksissä ja yhdistyksissä. Julkisuuslainsäädäntö sekä sisäiset tiedonhallintakäytännöt säätelevät, mitkä tiedot ovat julkisia ja mitkä voidaan tarvittaessa pitää salassa esimerkiksi henkilötietojen tai liikesalaisuuksien vuoksi. Pöytäkirjat voivat olla osa julkisiksi tarkoitettua asiakirjakokoelmaa tai sisäistä arkistoa; ne säilytetään määräajaksi ja joskus arkistoidaan pitkäaikaisesti.

Käsittelyssä pöytäkirjat kuvaavat, mitä on päätetty, kuka vastaa toimenpiteistä ja milloin ne on tarkoitus toteuttaa. Ne ovat keskeisiä viitetietoja sekä organisaation päätöksenteon läpinäkyvyydelle että historialliselle dokumentaatiolle.