hallintajärjestelmät

Hallintajärjestelmät ovat organisaation toimintojen suunnitteluun, toteutukseen ja kehittämiseen tarkoitettuja kokonaisuuksia, joiden tavoitteena on taata asetettujen tavoitteiden saavuttaminen, säädösten noudattaminen sekä riskien ja epävarmuuksien hallinta. Ne ulottuvat suurelta osin koko toiminnan alueelle ja niitä voidaan rakentaa yhdistettynä tai erillisinä järjestelminä.

Keskeiset osat hallintajärjestelmässä ovat politiikat ja tavoitteet, vastuut ja valtuudet, prosessit ja niiden kuvaus, dokumentaatio sekä koulutus. Lisäksi on tärkeää seuranta ja mittaaminen, sisäiset ja ulkoiset auditoinnit sekä jatkuva parantaminen. Usein rakenteessa hyödynnetään PDCA- eli Plan-Do-Check-Act -ainekestoa, jonka avulla parannukset toteutetaan systemaattisesti.

Esimerkkejä hallintajärjestelmissä käytetyistä standardeista ovat laadunhallintajärjestelmä ISO 9001, ympäristöjohtamisen ISO 14001, työterveys- ja turvallisuus ISO 45001, informaation turvallisuuden ISO 27001 sekä energianhallinnan ISO 50001. Hallintajärjestelmä voidaan sekä rakentaa erillisenä että integroida useiden standardien mukaan, jolloin syntyy kokonaisvaltainen toiminnanhallintajärjestelmä.

Käyttöönotto sisältää tavoitteiden määrittelyn, nykytilan kartoituksen, prosessien kuvaamisen ja dokumentoinnin, vastuiden määrittämisen, koulutuksen sekä mittarien asetannan. Julkinen tai sisäinen auditointi sekä johdon katselmus tukevat sertifiointia, parantavat läpinäkyvyyttä ja edistävät jatkuvaa parantamista. Hallintajärjestelmät voivat parantaa riskeiltä suojautumista, laatua, tehokkuutta ja sidosryhmien luottamusta. Silti ne vaativat johdon sitoutumista ja resursseja oikeaan ajoitukseen.