godkendelsesproces

En godkendelsesproces er en formaliseret række af aktiviteter, hvor et forslag, en ændring eller et produkt analyseres og godkendes af relevante beslutningstagere, før implementering eller frigivelse. Hensigten er at sikre overholdelse af krav, reducere risiko og skabe gennemsigtighed i beslutningerne. Processen varierer efter kontekst, men de grundlæggende faser er typisk initiering og kravindsamling, evaluering og risikovurdering, dokumentation og beslutning, kommunikation af beslutningen, samt implementering og opfølgning. I mange organisationer er processen iterativ, og flere godkendelsesniveauer kan være involveret.

Vigtige elementer er klare godkendelseskriterier, sporbar dokumentation og tidsfrister. Beslutningspunkter bør være dokumenteret i beslutningsprotokoller, og ændringer registreres i et ændringslog. Roller kan omfatte initiativtageren, vurderings- eller evalueringsgruppe, godkenderen, et sekretariat eller en styregruppe samt en kvalitetssikring eller compliance-funktion.

Anvendelsesområder omfatter offentlige projekter og ansøgninger, byggesager og regulatoriske godkendelser for produkter eller systemer, samt ændringsstyring i it og softwareudgivelser. Der findes forskellige rammer og standarder, som ISO 9001 for kvalitetsstyring, governance og risikostyring samt change management-principper.

Udfordringer inkluderer lange behandlingstider, manglende eller ufuldstændig dokumentation og ændringskrav, der må afstemmes mellem interessenter. Forbedringer kan omfatte klart definerede processer, faste tidsfrister, elektroniske godkendelsesværktøjer og automatiserede workflows.