förvaltningsreserver

Förvaltningsreserver, i en projekt- och verksamhetskontext, är en summa pengar som avsätts som en oförutsedd budgetbuffer för att hantera risker eller förändringar som inte kan identifieras i förväg. Begreppet motsvarar det engelska management reserve och används för att ge ledningen flexibilitet när nya krav uppstår eller när omständigheter förändras utanför den ursprungliga planen. Förvaltningsreserven skiljer sig från en kontingenireserv som är kopplad till identifierade risker och som direkt ligger i projektets baseline.

Syftet med förvaltningsreserven är att säkerställa att projektet eller verksamheten kan fortsatt följa sina mål trots oväntade händelser utan att behöva omarbeta finansiering i varje enskilt läge. Vanliga användningsområden inkluderar större kravändringar som inte var förutsett, plötsliga pris- eller valutafluktuationer, väsentliga leveransproblem eller ändrade regleringar som påverkar kostnaderna.

Storlek och förvaltning av reserverna bestäms vanligtvis av projektets eller organisationens styre eller sponsor. Storleken baseras på risk- och komplexitetsbedömningar och kan anges som en procentsats av den totala budgeten eller som ett fast belopp. Reserverna hanteras separat från projektets kostnadsbas och får endast användas efter formell godkännandeprocess, till exempel genom förändringsbegäran och policybaserad beslutssittning. Dokumentation och uppföljning är viktig för transparens och kontroll.

Förvaltningsreserver används både i offentlig sektor och i kommersiella projekt och bör betraktas som en tillgång för bättre styrning och kontinuitet, snarare än som en extra buffert för bristande planering. Se även kontingenireserv, riskhantering och förändringshantering.