dokumentvurderinger

Dokumentvurderinger er systematiske vurderinger av dokumenter og dokumentasjonsprosesser som har som formål å bedømme kvalitet, brukbarhet, pålitelighet og overensstemmelse med krav, standarder og interne rutiner. De kan omfatte både innholdsvurdering av tekster og vurdering av metadata og arkivbevaring. Formålet er å støtte beslutninger om dokumentets videre håndtering, bevaring eller avhending.

Omfanget varierer mellom offentlige etater, private virksomheter og forskningsmiljøer. Dokumentvurderinger brukes i arkiv- og records management for å avgjøre bevaringsbehov og tilgang, i kontrakts- og saksbehandlingsprosesser for å sikre etterlevelse, og i kvalitets- og risikostyringsprogrammer for å identifisere forbedringsområder og sikre dokumentasjonsgrunnlag.

Vurderingskriterier inkluderer nøyaktighet og fullstendighet, konsistens og samsvar med gjeldende retningslinjer, tidsmessighet, tilgjengelighet og søkbarhet, samt kvaliteten på metadata og klassifikasjon. Personvern, opphavsrett, tilgangsbegrensninger og sporbarhet vurderes også, og det vurderes hvordan dokumentet passer inn i eksisterende arkivstrukturer og versjonskontroll.

Prosessen kan omfatte planlegging, utvalg av dokumenter (for eksempel via sampling), innholdsgjennomgang, bruk av sjekklister, verifikasjon av kilde og godkjenningsstatus, og vurdering av risiko. Resultatet dokumenteres i en rapport som angir funn, konsekvenser og anbefalte tiltak.

Utbyttet av dokumentvurderinger er bedre styring av dokumentlivssyklusen, tydeligere beslutningsgrunnlag, forbedrede bevarings- og avhendelsesplaner, samt redusert risiko for tap av kritisk informasjon og regelverksbrudd.