dokumentasjonsprosesser

Dokumentasjonsprosesser refererer til systematisk produksjon, lagring og vedlikehold av dokumentasjon som støtter beslutninger, operasjoner og overholdelse av krav i organisasjoner. Målet er å sikre at informasjon er nøyaktig, tilgjengelig, sporbar og pålitelig.

Prosessene omfatter vanligvis planlegging, innsamling av relevant informasjon, utarbeiding av innhold, verifisering og godkjenning, publisering og tilrettelegging for tilgang, samt vedlikehold og arkivering. Planlegging definerer formål, målgruppe og krav til format, metadata og lagringsplass. Innsamling innebærer innhenting av kilder, data og erfaringer fra fagområder og prosjekter. Utarbeiding dekker struktur, språk og standarder; verifisering inkluderer kvalitetssikring og faglig korrekthet; publisering gjør dokumentasjon tilgjengelig i et definert system; vedlikehold omfatter revisjon, oppdatering og avpublisering ved behov.

Roller og ansvar varierer, men typiske parter er ansvarlig dokumenteier, redaktør, godkjenner, arkivar og systemforvalter. Dokumentasjon deles ofte inn i teknisk dokumentasjon, prosedyrebeskrivelser, policyer, brukerhåndbøker, rapporter og registreringer. Kvalitetstrekk inkluderer nøyaktighet, konsistens, sporbarhet og godkjenning, samt versjonering og arkivering.

Organisatoriske standarder og rammeverk som ISO 9001 og arkiveringsstandarder som ISO 15489 kan gi krav til styring, metadata og tilgangskontroll. Verktøy som dokumentstyringssystemer og maler støtter konsistens og revisjon. Dokumentasjonsprosesser er sentrale for risiko, etterlevelse og kunnskapsbevaring, men krever tydelig styring og ressurser for å unngå motstand og foreldelse.