dokumentaatioelinkaarta

Dokumentaatioelinkaarta on järjestelmä tai lähestymistapa, jolla hallitaan organisaation dokumentaation koko elinkaari. Se kattaa suunnittelun, sisällön tuottamisen, julkaisun, ylläpidon sekä arkistoinnin ja lopulta poistamisen tai uudelleenkäytön, jolloin aineisto pysyy ajantasaisena, löydettävänä ja hallittuna. Dokumentaatioelinkaarta auttaa varmistamaan, että asiakirjat täyttävät sekä liiketoimintatarpeet että vaatimukset, kuten oikea-aikaisuuden, laadun ja tietoturvan.

Elinkaaren vaiheet eroavat kontekstin mukaan, mutta yleisesti ne sisältävät: suunnittelun ja määrittelyn, jossa asetetaan tavoite, kohdeyleisö ja vaatimukset; sisällön tuotannon ja muotoilun, jossa laadulliset kriteerit sekä rakenteet ja metatiedot määritellään; julkaisun ja jakelun, jossa dokumentaatio saatetaan organisaation käytettäväksi oikeissa kanavissa; ylläpidon ja päivitykset, joissa aineistoa tarkistetaan säännöllisesti ja muutokset hallitaan; sekä säilyttämisen ja arkkistoinnin, jossa vanhentuneet tiedot poistetaan tai siirretään arkistoon. Tietojen säilytyksen puitteissa erityisesti versionointi, metatiedot ja tietoarkkitehtuuri ovat keskeisiä.

Roolit ja vastuut ovat keskeisiä: dokumentaation omistajat määrittävät sisällön tarkoituksen ja päivitysvastuun; tekniset kirjoittajat tuottavat selkeää ja saavutettavaa tekstiä sekä hyvän käyttökokemuksen; laadunvarmistus sisältää tarkistukset, standardien noudattamisen ja hyväksynnät. Hyödyt muodostuvat paremmasta löydettävyydestä, ajantasaisuudesta, paremmin hallituista kustannuksista sekä helpommasta auditointivalmiudesta. Dokumentaatioelinkaarta edellyttää organisaation prosesseja, teknisiä välineitä ja sitoutumista jatkuvaan parantamiseen.