bestillingsprosess

Bestillingsprosess er samlingen av aktiviteter som gjennomføres i en organisasjon for å kjøpe inn varer eller tjenester fra leverandører. Prosessen dekker behovidentifikasjon til mottatt faktura og betaling, og inkluderer administrative kontroller og dokumentasjon.

Hovedtrinnene inkluderer behovsidentifikasjon, rekvisisjon, godkjenning, leverandørvalg eller anbud, innkjøp (opprettelse av innkjøpsordre), ordresføring og overføring til leverandør, ordreoppfølging, mottak og inspeksjon av varer eller tjenester, faktura og betaling, samt arkivering og regnskapsføring. Inndelingen i direkte innkjøp (knyttet til produksjon) og indirekte innkjøp (administrative behov) kan være nyttig for prioritering og bemanning.

Roller og styring: forespørrer, godkjenner, innkjøper og finansmedarbeider. Budsjettkontroll, segregering av oppgaver og samsvar med gjeldende regler og kontrakter er sentralt. Innføring av standardiserte kravspesifikasjoner og god leverandørsdata er viktig for kvalitet og konsistens.

Digitalisering: mange organisasjoner bruker e‑innkjøp, ERP‑integrasjon, kataloger, punch-out-løsninger, elektronisk fakturering og leverandørvurdering. Datakvalitet og masterdata er avgjørende for effektivitet og rapportering.

Ytelse og forbedring: nøkkelindikatorer inkluderer syklustid for bestilling, leverandørtilfredshet, ordregodkjenning og riktig fakturering, kostnadsbesparelser og samsvar med avtaler. Regelmessig gjennomgang av prosessen kan identifisere flaskehalser og risiko.