avstämningsplan

Avstämningsplan är en plan som beskriver hur olika intressenter i ett projekt ska samordna arbete, utbyta information och fatta beslut vid definierade tidpunkter. Planen anger avstämningarnas rytm och format samt vilka leveranser som utlöser vilka beslut. Den används för att säkerställa gemensam förståelse mellan parter som klient, leverantör, underleverantörer och myndigheter samt för att koordinera beroenden och dataflöden.

Syftet är att förbättra kommunikation, minska risker för missförstånd och behov av omarbete. Avstämningsplanen används ofta i projekt, program eller uppdrag där flera parter behöver synkronisera leveranser, krav och acceptans. Planen kompletterar andra styrningsdokument och underlättar beslutsfattande genom tydliga ansvarsområden och tidsplaner.

Innehållet i en avstämningsplan kan normalt omfatta syfte och omfattning, roller och ansvar, rytm och tidpunkter för avstämningar, indata och utdata (leveranser, rapporter, dataformat), agenda och beslutsrätt, dokumentation av beslut (minnesanteckningar, godkännanden), eskalationsvägar, förändringshantering, risk- och issues-hantering samt uppföljning och versionering. Planen är ofta ett levande dokument som uppdateras vid förändringar i projektet.

Vem som ansvarar för att skapa och hålla planen kan variera, men vanligtvis är det projektledaren eller en samordningsansvarig i samarbete med nyckelintressenter och godkänns av projektets sponsor. Avstämningsplanen bidrar till tydlighet och kontroll genom hela leveransprocessen.

---