avklaringsmøter

Avklaringsmøter er møter hvor involverte parter samles for å avklare uklarheter i en sak, avtale eller prosjekt og etablere en felles forståelse av fakta, ansvar og videre tiltak.

Formålet med avklaringsmøter er å kartlegge fakta, avklare mål og forventninger, fordele ansvar, fastsette en tidsplan og definere beslutningspunkter. Slike møter bidrar til å redusere misforståelser og skape en tydelig bane for videre arbeid.

Avklaringsmøter brukes i ulike sammenhenger, blant annet i arbeidsforhold, kontraktsforhold, prosjektledelse og tverrfaglige samarbeid mellom offentlige etater og private parter. De kan også være del av prosesser i velferdsforvaltning og annen offentlig saksbehandling der behov for avklaringer er viktig for videre behandling.

Deltakere i et avklaringsmøte varierer etter sakens natur, men vanlige aktører er prosjektleder eller saksansvarlig, representanter fra berørte parter (arbeidsgiver, arbeidstaker, klient eller bruker), og fagpersoner eller rådgivere. I offentlige saker kan også saksbehandlere fra relevante etater delta.

Innholdet og gjennomføringen følger ofte en fast struktur: presentasjon av saken og dokumentasjon, diskusjon av uklarheter, avklaringer av fakta og ansvar, fastsettelse av beslutninger, ansvarsfordeling og tidsfrister, og dokumentasjon av neste steg i en protokoll eller referat. Protokollen blir grunnlag for oppfølging og videre arbeid.

Resultatet av et avklaringsmøte er ofte en protokoll med avklarte spørsmål, beslutninger og ansvarsfordeling, samt en plan for videre tiltak og oppfølging. Fordelene inkluderer tydelighet, bedre beslutningsgrunnlag og mer effektiv arbeid, mens risikoen innebærer dårlig struktur eller manglende oppfølging.