arkkistointitavoitteiden

Arkistointitavoitteet ovat organisaation arkistointiprosesseja ohjaava käsitteellinen kokonaisuus, jonka tavoitteena on varmistaa tiedon säilyminen, aitous ja saatavuus sekä noudattaa lainsäädäntöä ja sisäisiä politiikkoja pitkällä aikavälillä. Ne kattavat sekä digitaalisen että fyysisen tiedon elinkaaren ja muodostavat pohjan päätöksille sekä riskienhallinnalle.

Keskeisiä tavoitteita ovat tiedon säilyminen ja aitous sekä eheys; saavutettavuus ja tehokas hakutoiminnallisuus; pitkäaikainen elinkelpoisuus, mukaan lukien formaattien hallinta ja siirtäminen uusiin teknologioihin; riittävät metatiedot, jotka mahdollistavat oikea-aikaisen löydettävyyden; yksityisyyden suojan ja oikeuksien hallinta; kustannustehokkuus ja hallittu kierrätys arkistointitoimenpiteissä sekä säädösten ja viranomaisten vaatimusten noudattaminen sekä riskien hallinta.

Toteutuksessa korostuvat hallinnointi- ja politiikkakehykset, tiedon elinkaaren hallinta, roolit ja vastuut sekä standardien noudattaminen. Kansainvälisiä viitekehyksiä ovat esimerkiksi ISO 15489 Records Management sekä OAIS-viitearkkitehtuuri, joita sovelletaan tiedon järjestämisessä, säilyttämisessä ja saatavuuden varmistamisessa pitkällä aikavälillä.

Sidosryhmät ja konteksti muodostuvat organisaation hallinnon, tietohallinnon, oikeudellisen ja liiketoiminnan edustajista sekä arkistoinnin ammattilaisista. Arkistointitavoitteet ovat osa laajempaa tietojohtamista ja julkisen sekä yksityisen sektorin vaatimuksiin sopeutuvaa toimintaa.

Haasteet liittyvät teknologian nopeaan muutokseen, massiiviseen dataan, tietoturvaan ja yksityisyyteen sekä rahoituksen riittävyyteen ja resilienssin ylläpitämiseen.