arkistoitumisen

Arkistoituminen on prosessi, jossa organisaation tuottama tieto luokitellaan, säilytetään pitkäaikaisesti ja tehdään helposti saavutettavaksi. Tavoitteena on turvata tiedon aitous, oikeellisuus ja käyttökelpoisuus sekä säilyttää merkittävät tiedot tuleville sukupolville. Arkistoituminen kattaa sekä fyysisen että digitaalisen aineiston hallinnan.

Fyysinen arkistointi keskittyy paperi- ja elottoman materiaalin säilytykseen: tilankäyttö, ympäristönhallinta ja dokumenttien suojaus. Digitaalinen arkistointi puolestaan keskittyy tiedon säilyttämiseen bittitasolla, metatietojen hallintaan, tiedostomuotojen pitkäaikaiseen tuettavuuteen sekä pääsyn ja omistajuuden hallintaan. Digitaalisen säilyvyyden suuria haasteita ovat teknologinen vanhentuminen ja formaattimuutokset.

Keskeisiä käsitteitä ovat arkistointi- ja hallinnollinen metatieto sekä kuvaus (deskriptiot), säilytysoppaan mukainen ylläpito ja käyttöoikeuksien hallinta. Kansainväliset standardit kuten ISAD(G), Dublin Core ja ISO 15489 sekä digitaalisessa tallennuksessa riski- ja säilyvyysmallit kuten OAIS ohjaavat arkistointityötä. Kansallisella tasolla Kansallisarkisto ja alueelliset arkistot määrittelevät suosituksia ja ohjeita.

Arkistointiprosessi sisältää aiemmin mainitun arvion (appraisal), aineiston vastaanoton (acquisition), sen järjestämisen, kuvauksen ja metatietojen lisäämisen sekä varmistamisen, että aineisto säilyy ja on käytettävissä. Säännöt määrittävät säilytysajan, kierrätyksen sekä julkisen tai rajoitetun pääsyn ehtoja. Käytännössä säilyttämiseen liittyy sekä toimenpiteitä digitaalisessa että fyysisessä muodossa.

Hakea ja löytää arkistosta tietoa on tärkeää tutkimukselle, kulttuuriperinnölle sekä julkishallinnon läpinäkyvyydelle. Haasteita ovat lainsäädäntö, yksityisyyden suoja, budjetti ja tekninen vanhentuminen. Hyvin suunniteltu arkistoituminen pidentää tiedon elinkaarta ja helpottaa pitkän aikavälin käytettävyyttä.