arkistointijärjestelmät

Arkistointijärjestelmät ovat järjestelmiä, jotka hallinnoivat ja pitävät tallessa organisaatioiden pysyviä aineistoja sekä muita asiakirjoja pitkäaikaista säilytystä varten. Niiden tavoitteena on varmistaa tallenteiden eheys, aitous ja saavutettavuus sekä suojata niitä muuttuvilta teknisiltä ympäristöiltä, jotta tiedot ovat käytettävissä tulevaisuudessa.

Tarjoamat ympäristöt voivat vaihdella laajuudeltaan ja toiminnaltaan. On olemassa erillisiä arkistointijärjestelmiä sekä avoimempia eläviä järjestelmiä, kuten enterprise content management -järjestelmiä, jotka sisältävät arkistointitoimintoja. Arkistointi voi olla sekä pilvipohjaista että on-premise -ratkaisuja. Käytännössä järjestelmät kattavat ingestions, säilytys-, säilytynewsien hallinnan sekä pääsyn ja hakutoiminnot. Ne tukevat usein myös sähköisen palauttamisen ja todentamisen toimintoja, versioiden hallintaa sekä säilytys- ja hävitysaikatauluja.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat metatiedon hallinta, säilytys- ja julkaisupolitiikat, muuttumattomuus, auditointi, sisällön versiointi ja tehokas haku. Lisäksi pyritään varmistamaan tiedostojen tai dokumenttien pitkäaikainen saavutettavuus ja formaattien vaihtamisen hallittu toteutus, esimerkiksi säännösten ja standardien mukaan. Keskeisiä standardeja ovat OAIS-mallin mukainen viitekehys sekä preservation metadata -tavat kuten PREMIS, sekä hyödyntäminen METS/MODS- tai Dublin Core -tiedostonmuodoissa.

Käytännössä arkistointijärjestelmät tukevat tiedon elinkaaren hallintaa: inbound-ingestion, säilytys, käyttö ja lopulta hävittäminen oikea-aikaisesti. Niihin liittyy usein organisatoorinen hallinto, kuten säilytysaikataulut, oikeudet, tietoturva sekä oikeudellisten ja tietosuojavaatimusten noudattaminen. Haasteisiin kuuluvat datamäärän kasvu, formaattien muutos, metadatoinnin laatu ja järjestelmien yhteentoimivuus. Hyötyinä ovat parempi tietoisuus, varmistettu oikeellisuus sekä pitkäaikaisen tiedon ja organisaation tietopääoman säilyminen.